Directiesecretaresse

Dag en nacht Drents drinkwater uit de kraan. Voor een half miljoen mensen de normaalste zaak van de wereld. Voor de medewerkers van hét waterbedrijf in Drenthe elke dag een uitdaging. Water is een puur natuurlijk en maatschappelijk product. Dat maakt werken met water buitengewoon boeiend. 

Het team

Je vormt een hecht team met de directeur en de bestuurssecretaris. Daarnaast werk je samen met twee secretaresses die het managementteam ondersteunen. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor een soepel lopend secretariaat. In het voorbereiden en notuleren van de MT overleggen wisselen jullie elkaar af en in geval van afwezigheid van een collega zorg je samen voor vervanging.

Ben jij op zoek naar een functie als directiesecretaresse in Drenthe voor 32 uur per week en is proactief handelen jouw tweede natuur? Ben jij vlot, leergierig en kun je snel schakelen? Dán zijn wij op zoek naar jou!

Als directiesecretaresse ben je in deze functie verantwoordelijk voor het effectief en efficiënt afhandelen van alle voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur en de bestuurssecretaris. 

• Je bent een expert in complex agendabeheer waarbij je urgentie en noodzaak kunt inschatten, zelf besluiten neemt over de te nemen acties en soms ook ziet dat afstemming even nodig is.
• Je biedt ondersteuning bij het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen van het managementteam, raad van commissarissen en algemene vergadering van aandeelhouders.
• Je regelt de juiste vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen op bestuursniveau, werkt de notulen uit, distribueert ze en bewaakt voortgang en afhandeling van acties.
• Je schrijft mee in (vertrouwelijke) beleidsstukken en correspondentie, je redigeert aangeleverde teksten van en bewaakt de huisstijl.
• Standaard secretariële zaken pak je snel op met routine, zoals e-mailafhandeling, postbehandeling, archivering, telefoonafhandeling, ontvangen van gasten en organiseren van werkbezoeken en dienstreizen.
• Vanzelfsprekend vind je het leuk om diverse werkzaamheden naar je toe te trekken en een rol te spelen in projecten.

Dag en nacht Drents drinkwater uit de kraan. Voor een half miljoen mensen de normaalste zaak van de wereld. Voor de medewerkers van hét waterbedrijf in Drenthe elke dag een uitdaging. Water is een puur natuurlijk en maatschappelijk product. Dat maakt werken met water buitengewoon boeiend. 

Het team

Je vormt een hecht team met de directeur en de bestuurssecretaris. Daarnaast werk je samen met twee secretaresses die het managementteam ondersteunen. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor een soepel lopend secretariaat. In het voorbereiden en notuleren van de MT overleggen wisselen jullie elkaar af en in geval van afwezigheid van een collega zorg je samen voor vervanging.

Je weet wat er speelt in de top van een bedrijf en je bent in je element als alles op rolletjes loopt. Je stelt je flexibel op, kunt goed plannen en organiseren en werkt met een hoge mate van nauwkeurigheid. Daarnaast ben je communicatief sterk en zoek je verbinding met collega’s. Proactief, pragmatisch, betrouwbaar, enthousiast en gevoel voor humor zijn eigenschappen die jou typeren.

• HBO werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding;
• Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving of directiesecretaresse binnen een complexe organisatie;
• Je bent vaardig in het notuleren op bestuursniveau;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je beheerst MS Office en i-Babs.

Wat krijg jij?

• Een contract voor 32 uur;
• Bruto maandsalaris tussen € 2.677,00 en € 3.570,00 o.b.v. 40 uur;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ben je enthousiast geworden door het lezen van deze vacature? Reageer dan snel door je CV en motivatie te sturen naar noordnederland@topsecretaries.nl, voor 15 oktober. Mocht je inhoudelijke vragen hebben, neem dan contact op met Inge of TineMaaike via 06-51430194.