Executive Assistant

Onze opdrachtgever is een gerenommeerd internationaal bedrijf gevestigd in Amsterdam. Ze zijn gespecialiseerd in accountancy, consulting, risk advisering en belastingadvies. De organisatie biedt een professionele omgeving waar ambitie op prijs wordt gesteld.
 

• Verzorgt agendabeheer (initiëren, plannen, agenderen en coördineren van afspraken, attenderen op nakoming en reserveren vergaderruimte) van partner,       director en senior manager. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Verzorgt mailboxbeheer (meelezen, prioriteren en afhandelen waar mogelijk) van partner en director. Stelt zelfstandig prioriteiten voor (interne) klant;
• Handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor partner, director en senior manager. Is daarbij in staat om zelfstandig de juiste personen in te schakelen;
• Onderhoudt proactief contacten met in- en externe relaties;
• Beschikt over een breed intern netwerk en zet dit actief in;
• Fungeert als linking pin tussen professionals en de secretariële ondersteuning;
• Vervult proactief een spilfunctie binnen een intern team en fungeert als aanspreekpunt voor zowel medewerkers als in- & externe relaties gerelateerd aan het organisatieonderdeel, zowel persoonlijk als via telefoon en e-mail.
• Zorgt proactief en zelfstandig voor het voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
• Is verantwoordelijk voor het voorbereiden, plannen en organiseren van (interne) bijeenkomsten en evenementen. Plaatst afspraken en actiepunten in de juiste context voor verdere opvolging;
• Bewaakt de voortgang van besluiten en actiepunten, signaleert en onderneemt zelfstandig actie richting betrokkenen;
• Plant en organiseert zakenreizen en draagt zorg voor de juiste reisdocumenten , (hotel)reserveringen en registratie in pre-travel assessment tool.
• Voert declaraties in voor partner.
• Bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie, signaleert en onderneemt actie richting betrokkenen. Fungeert hierin als spin in het web.

• MBO werk- en denkniveau;
• Praktijkvaardigheden met administratieve systemen;
• Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
• Praktijkvaardigheden met archivering/documentatiesystemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Beschikt over minimaal een aantal jaar relevante werkervaring;
• Je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld;
• Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
• Je hebt zeer goede communicatievaardigheden;
• Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren;
• Je bent stressbestendig en past je makkelijk aan indien ad hoc situaties zich voordoen;
• Je vindt het geen probleem om op afstand te werken;
• Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

• Een uitdagende functie voor 40 uur;
• De functie is met het oog op vast;
• Salarisbandbreedte: €2000,- tot €2500,- bruto op basis van 40 uur;
• Salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• De reiskosten worden volledig vergoed op basis van OV 2e klasse;
• De werktijden zijn van 8.30 tot 17.00 uur;
• Bij indiensttreding krijg je een goede pensioenregeling en winstdeling op jaarbasis.