Management Assistant

Onze opdrachtgever is een internationaal accountancy kantoor gevestigd in diverse steden in Nederland. Wereldwijd heeft onze opdrachtgever ongeveer 250.000 medewerkers en kantoren in meer dan 150 landen! Op deze locatie in Amsterdam zijn o.a. het datacenter, servicecenter en de IT afdeling gevestigd. Op dit kantoor werken gemiddeld 200 medewerkers.

De organisatie biedt een professionele omgeving waar ambitie op prijs wordt gesteld. Er is veel ruimte voor innovatie en eigen initiatief.

Samen met jouw collega management assistentes ben jij verantwoordelijk voor de directe ondersteuning van één of meerdere partner(s), director(s) en/of senior manager(s).

Op dagelijkse basis houd jij je bezig met inkomende en uitgaande telefonie, ordenen van de mailbox(en), contact onderhouden met in- en externe relaties, uitwerken van brieven, e-mails, memo’s en mededelingen, screenen, beoordelen, documenteren en archiveren van documenten en het signaleren van knelpunten.

De bovenstaande werkzaamheden nemen slechts een klein gedeelte van jouw dag in beslag. Als hoofdtaak ben jij namelijk verantwoordelijk voor (complex) agendabeheer. Het overgrote deel van de dag plan, coördineer jij de vele afspraken. Jij schrikt er niet van als door één gewijzigde afspraak de agenda weer volledig opnieuw moet worden ingedeeld.

Tot slot valt ook het organiseren, plannen en voorbereiden van besprekingen, vergaderingen en kleine/middelgrote bijeenkomsten en evenementen onder jouw takenpakket. Je zal deze ook grotendeels bijwonen waarvan jij vervolgens de actielijsten en notulen maakt. Door het internationale karakter van deze organisatie zal het geregeld voorkomen dat jij voor diverse collega’s zakenreizen boekt, reisdocumenten in orde maakt en hotels reserveert.

Je bent in bezit van een mbo secretarieel diploma;
Je hebt minimaal 2 tot 4 jaar werkervaring in een soortgelijke rol;
Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschift;
Je hebt goede kennis van Word, Outlook, Excel en Powerpoint;
Je hebt een dienstverlenende en proactieve instelling;
Je bent gewend aan een dynamische werkomgeving en kunt daarom snel schakelen, prioriteiten stellen en je hoofd koel houden; 
Je bent zelfredzaam en kan goed zelfstandig (thuis) werken;
In je werk ben je accuraat en je gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

• Een uitdagende functie voor 32 tot 40 uur per week;
• Het salaris bedraagt E 2000 – E 2400 bruto o.b.v. 40 uur;
• Een start op uitzendbasis, maar met uitzicht op een contract bij de opdrachtgever. Zodra je wordt overgenomen op contract geniet je van mooie secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een 15% verhoging van jouw salaris, winstdeling op jaarbasis en goede pensioensregeling;
• Een vaste aanstelling op termijn behoort tot de mogelijkheden;
• Een inspirerende werkplek op de Zuidas waarbij de reiskosten volledig worden vergoed o.b.v. OV;