Managementassistent (27 uur)

Je bent een managementassistent met minimaal 5 jaar werkervaring, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Onze opdrachtgever, een gemeente, is ter vervanging van zwangerschapsverlof op zoek naar een tijdelijke managementassistent. De gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een open en informele cultuur, veel ruimte voor eigen inbreng en korte lijnen. In totaal werken er zo’n 500 mensen bij de gemeente, verdeeld over diverse afdelingen en projecten. Als managementassistent val je onder de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning (BMO), maar de werkzaamheden worden voor andere afdelingen uitgevoerd. Binnen de afdeling BMO vormen de afdelingssecretaresses samen een secretaressepool.

Wat ga je doen:

• Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers.
• Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden en maakt keuzes in prioriteiten en planning.
• Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning, veelal met een vertrouwelijk karakter, aan het afdelingshoofd en medewerkers.
• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling.
• Je verwerkt inkomende post en mail onder andere voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk.
• Je verwerkt uitgaande post voor het afdelingshoofd en andere medewerkers van de afdeling.
• Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten.
• Je bent onderdeel van de secretaressepool, dat houdt in dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven.
• Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd.
• Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen. 

Wij vragen:

• Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in de richting van secretarieel / managementondersteuning.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementassistentn de afgelopen 12 jaar.
• Je hebt eerdere ervaring opgedaan met complex agendabeheer.
• Je hebt bij voorkeur ervaring als managementassistent bij een gemeente.
• Je bent beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op vrijdag 27 november aanstaande.

Standplaats:
Gouda

Wij bieden:
De functie is per februari 2021 beschikbaar voor 27 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste medio juni 2021, met een optie tot verlenging. Je kunt deze opdracht alleen in loondienst uitvoeren.

-

Ja, ik ben geïnteresseerd! 
Reageer vóór vrijdag 20 november aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 20667. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Dyonne de Graaf op 078-6182212.

Over PIA:
PIA (Project Interim Advies B.V.) is jouw professionele partner op het gebied van persoonlijke loopbaanontwikkeling en projectmatige kennis- en kundevraagstukken. We richten ons op hoger opgeleiden die graag hun bijdrage willen leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

Onze professionals worden ingezet bij het oplossen van bedrijfskundige of technische vraagstukken binnen diverse (project)organisaties en het bedrijfsleven. PIA staat garant voor een zorgzame plaatsing van project- medewerkers, waarbij de veiligheid en gezondheid van de medewerker voorop staat.

Door de veranderende verhoudingen op de arbeidsmarkt, gaat de projectmatige inzet van specialistische kennis een steeds belangrijkere rol spelen bij de algehele bedrijfsvoering. PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid en kent een uitgebreid netwerk van opdrachtgevers en professionals. Met een eerlijke en transparante handelswijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking.