Parttime Office Manager | SBD

De Stichting Bedrijfstakregelingen Dakbedekkingsbranche (SBD) is sinds 2002 actief op het gebied van arbeidsomstandigheden en arbeidsmarkt in de bedrijfstak bitumineuze en kunststof dakbedekkingen ofwel ‘platte dakenbranche’. SBD is een zogenaamde paritaire organisatie. Dat wil zeggen dat zij is opgericht en in stand wordt gehouden door CAO-partijen in de bedrijfstak: de vakbonden FNV Bouw en CNV Hout en Bouw en de werkgeversorganisatie VEBIDAK. Tussen deze organisaties bestaat een nauwe samenwerking qua kantoorfaciliteiten en externe contacten. Het werkterrein van SBD omvat arbeidsomstandigheden en arbeidsmarkt. SBD heeft een aantal gekwalificeerde arbovoorlichters in dienst. Dagelijks geven zij informatie en advies aan werknemers èn werknemers in de bedrijfstak om het veilig en gezond werken op het dak te bevorderen. Het SBD-bureau bestaat uit een coördinator, twee (ambulante) arbovoorlichters en de te benoemen medewerker. SBD is gevestigd bij VEBIDAK in gebouw Dakstede te Nieuwegein. 

Voor Stichting Bedrijfstakregelingen Dakbedekkingsbranche (SBD) in Nieuwegein zijn wij op zoek naar een ervaren en professionele parttime Office Manager | Management Assistent voor 20 uur per week.

SBD is sinds 2002 actief op het gebied van arbeidsomstandigheden en arbeidsmarkt in de bedrijfstak bitumineuze en kunststof dakbedekkingen ofwel ‘platte dakenbranche’. Zij geeft informatie en voorlichting aan dakdekkers en dakbedekkingsbedrijven, ontwikkelt beleid en voert de daarop gebaseerde activiteiten uit.

Als office manager | management assistent heb je een solitaire functie en assisteer je het team (een coördinator en twee (ambulante) arbovoorlichters) op een breed terrein. Je verzorgt het agendabeheer, correspondentie en telefonische contacten en draagt bij aan de inhoud en vormgeving van de interne- en externe communicatie. Je bent hét aanspreekpunt binnen de organisatie en fungeert als trouble shooter.

Je werkzaamheden zijn zeer uitgebreid en divers en bestaan onder andere uit:

Office management:

• Agendabeheer coördinator en bestuur;
• Correspondentie en onderhouden van telefonische contacten (+ follow up);
• Opstellen en bijhouden van rapportages, jaarplanning, (jaar)verslagen;
• Voorbereiden van vergaderingen en overleg, notuleren (wekelijks) en uitwerking;
• Voorbereiding en deelname bijeenkomsten en beurzen/congressen (o.a. opstellen draaiboek, publiciteit);
• Uiteenlopende zaken t.b.v. (bestuur) SBD: KvK, wijzigingen database, dossiervorming, archief, Arbo e.d.;
• Fungeren als vraagbaak.

In- en externe communicatie:

• Beheren en actualiseren website en online Arbocatalogus;
• Verzenden mailingen, persberichten en maken van presentaties;
• Opstellen, actualiseren en beheer documentatie, foldermateriaal, databestanden en (foto)archief;
• Opstellen en eindredactie informatiekrant;
• Verzorgen en uitwerken lay-out aangeleverde notities en documenten;
• Bewaking huisstijl.

Samengevat een hele verantwoordelijke en uitgebreide parttime functie voor een ervaren en doorgewinterde office manager | management assistent met communicatie ervaring die een echte professional is en van de hoed en de rand weet!

In de functie van office manager | management assistent bij SBD ben jij de steun en toeverlaat van de coördinator en arbovoorlichters. Jij zorgt dat organisatorisch alles tot in detail is geregeld en bent een échte ondersteuner in hart en nieren. Je weet als geen ander hoe je jouw organisatie het beste kunt ontzorgen en doet dit dan ook met volledige toewijding. Van het dagelijks complexe agendabeheer tot communicatiewerkzaamheden, jij draait je hand er niet voor om en blijft rustig in drukke en stressvolle periodes. Je bent zoals gezegd een ervaren professional op niveau die kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan.

Je voldoet aan onderstaande functie eisen:

• HBO werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding;
• Minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Ervaring met in- en/of externe communicatie;
• Ervaring binnen een branchevereniging en/of bouwbranche heeft grote voorkeur;
• Ervaring met notuleren en het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen;
• Beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift (dit zal tijdens de procedure worden getest);
• Goede kennis van het MS Office pakket;
• Bekend met websitebeheer, toepassing CMS;
• Parttime 20 uur per week beschikbaar (dinsdag en woensdag zijn verplichte werkdagen);
• Woonachtig in de regio Nieuwegein | Utrecht.

Je herkent jezelf in het volgende profiel;

• Zeer zelfstandig (solitair kunnen en willen werken) en flexibele werkhouding;
• Groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Accuraat en punctueel;
• Communicatief vaardig en kunnen schakelen op diverse niveaus;
• Discreet en integer;
• Representatief.

SBD biedt jou een hele afwisselende functie op niveau binnen een kleine organisatie. Je komt te werken in een gevarieerde werkkring met veel zelfstandigheid en een prettige werksfeer Je wordt direct op contract genomen met uitzicht op een vast dienstverband. Je ontvangt een prima en marktconform salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed.

De werving voor deze functie is uitbesteed aan Pienk | Office Professionals. Mocht je in aanmerking willen komen voor deze positie dan kan je uitsluitend via Pienk solliciteren.