Procesmanager Vastgoedbeheer

Omschrijving

Organisatiebeschrijving

Voor deze functie is een hbo-werk- en denkniveau vereist, aangevuld met relevante kennis van vastgoedbeheer en projectmanagement. Ervaring met en affiniteit voor samenwerken met verschillende partijen en het werken met geautomatiseerde systemen is vereist. Ontwikkelingen in het vakgebied en relevante wet- en regelgeving moeten worden gevolgd. 

De procesmanager is deels gebonden aan beleid, richtlijnen en procedures. Vraagstukken zullen echter variëren en divers van aard zijn, waarbij de medewerker op eigen initiatief de werkzaamheden organiseert en op dienstverlenende wijze de vastgestelde resultaten moet bereiken. De procesmanager draagt vanuit de praktijk bij aan het signaleren van

verbetermogelijkheden, draagt hierbij oplossingen aan met oog voor de effecten op anderen (zoals functionarissen of klanten) en implementeert deze desgevraagd.

Als sleutelfunctie draagt de functie vanuit de eigen praktijk bij aan de formulering van de strategische visie van de organisatie en vervult de functionaris een voorbeeldfunctie naar medewerkers voor wat betreft de strategische (organisatie)ontwikkeling. De procesmanager representeert de organisatie in het contact met de huurders en samenwerkingspartners zodanig dat dit bijdraagt aan een positieve klantbeleving en beeldvorming.

Functie eisen

Resultaat gebied 1: procesmanagement onderhoud- en verbeterprojecten

• Projecten op het gebied van onderhoud en verbeteringen zijn volgens vastgestelde processen en binnen vastgestelde kaders voorbereid en uitgevoerd;
• Ketenpartners zijn tijdig betrokken en uitgedaagd op hun expertise in de voorbereiding van onderhoud- en wijkverbeteringsprojecten en hun input is verwerkt in scenario's en het investeringsbesluit;
• Functionarissen zijn tijdig betrokken en uitgedaagd op hun expertise in de voorbereiding en uitvoering van onderhoud- en wijkverbeteringsprojecten; 
• De contracten voor uitvoering van onderhoud- en wijkverbeteringsprojecten door ketenpartners zijn beoordeeld en voor accordering voorgelegd aan de directie (opdrachtgeverschap);
• De uitvoering van onderhoud- en wijkverbeteringsprojecten is overgedragen aan ketenpartners, de voortgang er van is gemonitord en de uitvoering zo nodig bijgestuurd; 
• Functionarissen zijn tijdig betrokken bij de uitvoering en de taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en er is functioneel leiding gegeven;
• Periodieke (voortgangs)rapportages zijn opgeleverd;
• De procesmanager is verantwoordelijk voor het gehele proces en zet waar nodig op expertise collega's in zoals de gebiedsregisseur, sociaal beheerder en adviseur communicatie;
• Zowel met de externe partijen als met interne collega's zijn afspraken gemaakt over rol- en taakverdeling en waar nodig vastgelegd in overeenkomsten;
• Belanghebbenden zijn betrokken of geïnformeerd;
• Na afronding van projecten is vastgoedinformatie geactualiseerd;
• Voortgangsrapportages zijn volgens afspraak opgeleverd;
• De administratie rondom projecten is bijgehouden en afgerond met ondersteuning van de medewerker vastgoedbeheer;
• Kwaliteitstoetsing is uitgevoerd. 

Resultaatgebied 2: overige zaken

• Beleid op het gebied van planmatig onderhoud en projecten is opgesteld actueel;
• Verbetervoorstellen voor onderhoudsbeleid, werkprocessen en procedures zijn opgesteld en na akkoord van coördinator vastgoedbeheer geïmplementeerd, zodat het onderhoudsbeleid verder is geoptimaliseerd;
• Vanuit de eigen praktijk is inbreng gedaan voor het beheer van de meerjaren onderhoudsbegroting. 
• Vastgoedprojecten zijn voorbereid op basis van het door het assetmanagement voor het / de betreffende complex(en) opgestelde startdocument met daarin de doelstellingen m.b.t. de toekomst van het / de complex(en); 
• Projectgroep is samengesteld (w.o. gebiedsregisseur) en aangestuurd, agenda en taak- en rolverdeling is vastgesteld en bewaakt en zo nodig bijgestuurd;
• RGS-partners zijn gecontracteerd volgens bedrijfsbeleid (bijv. met afstandsverklaring) t.b.v. de voorbereiding en de uitvoering van het project (bijv. architect, aannemer, adviseurs);
• Ruimtelijke en woning-technische analyses zijn uitgevoerd en de sociale kaart van het /de complex(en) is in beeld gebracht;
• Scenario's om de doelstellingen m.b.t. het / de complex(en) zijn opgesteld en het voorkeurscenario is voorgesteld (scenario-analyse);
• Investeringsvoorstel is gemaakt en voorgelegd ter besluitvorming;
• Bewonersparticipatie en -informatie is georganiseerd en gefaciliteerd op basis van de sociale kaart en de participatieladder;
• Belanghouders zijn tijdig betrokken (bijvoorbeeld gemeente, huurdersvereniging, zorginstellingen);
• Interne informatievoorziening aan relevante functionarissen is georganiseerd. 
• Vastgoedprojecten zijn uitgevoerd op basis van het investeringsbesluit;
• Vergunningprocedures zijn tijdig opgestart en afgerond (bijv. ro-procedure);
• Monitoring en (voortgang)rapportagesystemen zijn ingericht;
• Voortgangsrapportages (maandelijks en tertiaal) met betrekking tot planning en begroting vs. realisatie zijn opgeleverd; afwijkingen zijn gemeld en geanalyseerd en ter accordering voorgelegd (> 5%);
• Facturatie is ingeregeld en facturen zijn gecontroleerd en geaccordeerd;
• Kwaliteitstoetsing van uitgevoerde werkzaamheden is uitgevoerd op basis van steekproeven en bewonersmeldingen.  
• Vastgoedprojecten zijn afgerond en geëvalueerd: 
• Project is technisch opgeleverd aan
• Project is gerealiseerd binnen begroting;
• Vastgoeddata zijn vastgelegd en in de systemen geactualiseerd;
• Relevante functionarissen zijn geïnformeerd;
• Facturen zijn betaald, financiële analyse (begroting vs. realisatie) is opgeleverd en afwijkingen zijn verklaard;
• Klantwaardering is inzichtelijk en is > 8;
• Decharge-verklaring is voorgelegd ter besluitvorming .