Projectleider doorontwikkeling SharePoint en uitrol MS Teams

In het IV-portfolio van provincie Flevoland zijn twee projecten opgenomen die aan elkaar gerelateerd zijn en diep ingrijpen in de digitale werkprocessen bij de provincie Flevoland: de doorontwikkeling van MS SharePoint en de uitrol van MS Teams.

Doorontwikkeling SharePoint Op dit moment zijn bij de provincie enkele SharePoint sites in beheer en een aantal sites in voorbereiding. De provincie Flevoland wil MS SharePoint de komende jaren breder gaan inzetten voor online samenwerking. Daarom werd in maart 2020 de projectopdracht voor het project “Doorontwikkeling SharePoint” vastgesteld. Voor dit project zijn inmiddels een externe testmanager, testcoördinator en solution architect geselecteerd. In de zomermaanden is het project tijdelijk getrokken door een parttime (interne) projectleider. De doorontwikkeling van SharePoint is echter een omvangrijk project, dat vraagt om zorgvuldige uitwerking en een goede begeleiding bij de organisatiebrede uitrol. Hiervoor is inzet van een volledig beschikbare externe projectleider nodig.

Uitrol MS Teams Op dit moment maakt de provincie Flevoland voor online vergaderen gebruik van MS Skype voor Bedrijven. Deze applicatie is per juli 2021 niet meer beschikbaar. Organisaties die Skype gebruiken moeten vóór die datum zijn overgestapt op de videobel-functionaliteit in MS Teams.

Teams is echter veel meer dan alleen een oplossing voor videobellen. Microsoft positioneert Teams als de centrale portal voor alle overige MS softwareproducten. Vanwege de veelheid aan mogelijkheden en de complexiteit van de totale Microsoft stack is het van groot belang om Teams gefaseerd uit te rollen: klein beginnen met beperkte functionaliteit, en vervolgens op basis van behoefte in de organisatie mogelijk overige onderdelen uitrollen.

Hoewel de organisatie grote behoefte heeft aan de functionaliteit van Teams, is deze tot op heden niet uitgerold omdat de benodigde ICT-infrastructuur (Azure AD en MS Exchange server) nog niet op een passende manier is ingericht. Nu dit binnenkort wel zo zal zijn is het zaak zo snel mogelijk over te gaan tot uitrol van MS Teams. De nog uit te voeren werkzaamheden aan Azure AD en MS Exchange server vallen buiten scope van deze opdracht.

Opdracht  Provincie Flevoland is op zoek naar een deskundige projectleider met relevante ervaring die in staat is om:

• De organisatiebrede uitrol van MS SharePoint (volgens nader te bepalen uitgangspunten) te realiseren in de eerste helft van 2021;
• MS Teams beheerst (met nader te bepalen functionaliteit) uit te rollen in de hele organisatie vóór de end-of-life datum van Skype voor Bedrijven, dus uiterlijk 1-7-2021.

De uitwerking van de architectuur van SharePoint en Teams valt buiten scope van de werkzaamheden van de projectleider. Voor MS SharePoint is inmiddels een externe solution architect geselecteerd. Deze is 15 september 2020 begonnen aan zijn werkzaamheden, maar in deze opdracht zijn geen specifieke werkzaamheden voor MS Teams opgenomen.

Het cluster Beleid & Architectuur heeft een notitie opgesteld met aandachtspunten op het gebied van de architectuur van MS Teams. Voor de verdere uitwerking van de architectuuraspecten is inzet van een externe solution architect voor MS Teams nodig.